Gesamtprojekt

Technische Komponenten des Projektes BEATA <p>© DVZ M-V GmbH</p> Details anzeigen

Technische Komponenten des Projektes BEATA

 

Technische Komponenten des Projektes BEATA <p>© DVZ M-V GmbH</p>

Technische Komponenten des Projektes BEATA

 

Das Projekt BEATA baut ein elektronisches Aktenablage- und Verwaltungssystem für Bezügeakten auf, schafft ein behördenübergreifendes System zum elektronischen Austausch bezügerelevanter Daten und eröffnet den Landesbediensteten die Möglichkeit, per Online-Anbindung mit dem Landesbesoldungsamt M-V (LBesA) zu kommunizieren.

Die Durchführung des Projektes ermöglicht die Umsetzung medienbruchfreier behördeninterner sowie behördenübergreifender Verwaltungsprozesse, integriert bereits bestehende Fachverfahren und leistet damit einen entscheidenden Beitrag zu bürgerfreundlicher, dienstleistungsorientierter und effizienter Verwaltungsarbeit.

BEATA ist dabei vollständig modular aufgebaut, verwendet die im eGovernment-Masterplan vorgesehenen Basiskomponenten (DOMEA®, Formularmanagementserver, Portale) und setzt die Zielstellung nach einer durchgehenden elektronischen Abwicklung zwischen den einzelnen Behörden des Landes und nach Erweiterung des Angebotes von Online-Dienstleistungen der Verwaltung um.

Das Projekt besteht inhaltlich aus folgenden Komponenten, die sich teilweise einzeln, teilweise zusammengefasst in den BEATA-Teilprojekten wiederfinden.

  1. DMS/VBS ‑ Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems zur elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung im LBesA
  2. Vertrauenswürdige Langzeitspeicherung ‑ Dokumente werden teilweise bis zu 100 Jahre nachweislich, vertrauenswürdig, rechtssicher und beweiswerterhaltend nach der technischen Richtlinie TR 03125 (TR-ESOR) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gespeichert!
  3. Scan-Lösung ‑ Überführung der täglichen Posteingänge und der bestehenden Bestandsakten in das Dokumentenmanagementsystem nach den technischen und organisatorischen Vorgaben der technischen Richtlinie TR 03138 (TR RESISCAN) des BSI
  4. Elektronische Schnittstelle – Erstellung einer Schnittstelle zum Festsetzungsprogramm Versorgung
  5. Formularmanagementserver ‑ zentrale Bereitstellung der notwendigen Vordrucke für die Mitarbeiter im LBesA, für die Landesbediensteten und die Dienststellen
  6. Mitarbeiterportal ‑ elektronische Formularbereitstellung und Antragstellung für die Landesbediensteten
  7. Dienststellenportal ‑ elektronischer Datenaustausch zwischen den Dienststellen und dem LBesA

Die obige Abbildung zeigt die Projektkomponenten des Gesamtprojektes BEATA. Die mit einem hellgrünen Hintergrund hinterlegten Komponenten bilden das erste Teilprojekt „Elektronische Akte“. Im ersten Teilprojekt soll die Papier-Zahlfallakte durch eine vollständige elektronische Akte ersetzt werden.

Hintergrund

Vom LBesA werden die Entgelte der Angestellten, die Besoldung der Beamten und die Versorgung der Versorgungsempfänger des Landes berechnet und zur Zahlung angewiesen.

Als Landesfamilienkasse ist das LBesA zuständig für den Familienleistungsausgleich der Beschäftigten des Landes und anderer öffentlich-rechtlicher Arbeitgeber in Mecklenburg-Vorpommern.

Für die Beamten wird im Krankheitsfalle die Beihilfe und bei Dienstunfällen die Unfallfürsorge berechnet und gewährt.

Weiterhin berechnet und zahlt das LBesA Umzugskosten und Trennungsgeld für die Landesbediensteten.

Im Zusammenhang mit der Wahrnehmung dieser Aufgaben werden

  • im LBesA ca. 620 verschiedene Formulare bereitgehalten,
  • in den Abrechnungsverfahren in der Datenverarbeitungszentrum M-V GmbH (DVZ) jährlich 4,4 Millionen Blatt Papier für die Berechnung der Entgelte, Bezüge und Beihilfen verwendeten Abrechnungsverfahren gedruckt,
  • jährlich 114.000 AP-Vordrucke extern gedruckt und geliefert,
  • jährlich im LBesA:
    • 144.000 sonstige Vordrucke und Mitteilungen gedruckt
    • 760.000 Blatt Kopier- und Druckpapier verbraucht
  • ein Posteingang von jährlich 1,1 Millionen Seiten (4.500 Seiten oder 1.500 Posteingänge täglich) bzw. ein Postausgang von jährlich 400.000 Seiten (1.500 Seiten täglich) verarbeitet


Das Projekt soll u.a. zu erheblichen Kosteneinsparungen auf Grund der reduzierten Papiermenge führen.

Die Verarbeitung dieser Papiermengen führt im LBesA zu entbehrlichen Routinetätigkeiten für die Sachbearbeiter, die diese für die Erfüllung der eigentlichen Aufgaben benötigen.

Die derzeit im LBesA verwendete Technik zur Archivierung der Dokumente (Mikroverfilmung) ist veraltet und erfordert bei weiterer Nutzung einen hohen Investitionsbedarf.

Projektziel

Mit der Umsetzung des Projektes werden im Wesentlichen drei Ziele verfolgt:

  1. die Erhöhung der Wirtschaftlichkeit
  2. eine Erhöhung des Serviceangebotes des LBesA und
  3. die Ablösung von veralteter Technik im Bereich der Archivierung.

Die Wirtschaftlichkeit soll durch Prozessoptimierung in den monatlichen Produktionsabläufen und in der Zusammenarbeit mit den Personaldienststellen auf Grund der Vermeidung von Medienbrüchen, von Papiereinsparung, der Vermeidung von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten, der Einsparung von Raumkapazitäten und dem sofortigen und gleichzeitigen Zugriff von mehreren Seiten auf die vorliegenden Dokumente erhöht werden.

Mit dem Aufbau des Dienststellen- und Mitarbeiterportals wird entsprechend dem eGovernment-Masterplan der Landesregierung das Ziel verfolgt, Verwaltungsverfahren innerhalb und zwischen den Behörden des Landes durchgehend und umfassend elektronisch abzuwickeln und gleichzeitig zunehmend Dienstleistungen der Verwaltung online anzubieten.

Die Ablösung der veralteten Mikrofilmtechnik erspart Investitionen in diesem Bereich.